Știi cine este de vină când lucrurile nu merg bine? Nu este managerul, nu este angajatul, nu este vremea sau legislația, ci procesul. Și asta se întâmplă cam în 90% dintre situații. Acesta este motivul pentru care am ales să-ți vorbim astăzi despre: De ce procedurile nu sunt dușmanul tău, ci cheia succesului tău profesional.

Ce sunt procesele, procedurile si alte documente asemănătoare?

Doar ca să ne asigurăm că vorbim pe aceeași limbă, hai să vedem ce sunt aceste documente adeseori prezente în organizații.

• Procesele sunt o înșiruire logică de activități ce necesită a fi realizate în timp, cu scopul de a transforma intrările (materia primă sau informațiile) în ceva nou cu valoare mai mare decât sursa inițială (produs/serviciu rezultat). Un exemplu banal de proces este fabricarea covrigilor: făina, apa, sarea sunt materiile prime, după amestecare, frământare și coacere, rezultă ceva nou – covrigul. Procesul este reprezentat printr-o schiță.
• Procedurile intră în mai multe detalii și îți spun cantitățile exacte, temperatura de coacere, cum să modelezi covrigii etc. Procedura descrie procesul prin cuvinte și imagini.
• Regulamentul cuprinde un ansamblu de reguli, dintre care cel mai cunoscut este Regulamentul de ordine interioară.

Mai sunt și alte documente: manualele, ghidurile, formularele, modelele. Toate au scopul de a oferi o formă structurată activității.

De ce cred unii că procedurile sunt un obstacol?

• Mulți cred că respectarea procedurilor le consumă timp valoros, timp ce ar putea fi alocat direct realizării sarcinilor. Însă te întreb: dacă nimeni nu ți-ar fi explicat sau nu ai fi citit cum să faci sau ce să faci, ai fi știut? Aceste documente ajută în primul rând pe cei la început de drum, dar nu numai.
• Sunt prea rigide și nu permit creativitatea. Mulți se tem că nu vor mai putea gândi „out of the box” și că vor fi transformați în roboți. Totuși, procese există și pentru designeri și pentru un șofer.
• Sunt făcute doar pentru a controla angajații. Da, așa este, facilitează controlul, însă principalul obiectiv este ca obiectivul să fie atins într-un anumit timp și cu anumite resurse.
• Ele sunt cheia birocrației. Așa este. Un exces de formalități te pot împiedica să fii eficient. E nevoie de echilibru și îmbunătățire continuă a acestor documente.

De ce procedurile nu sunt dușmanul tău, ci cheia succesului tău profesional

Care sunt beneficiile procedurilor generale?

• Procedurile oferă un cadru clar și predictibil, eliminând ambiguitatea și stresul legate de „ce urmează?”. Vei ști exact ce ai de făcut și cum să abordezi diverse situații. Vei ști de unde să iei informații și unde să dai informațiile mai departe.
• Prin standardizarea proceselor, procedurile minimizează riscul de erori umane și asigură un nivel constant de calitate. Ele oferă un ghid clar, mai ales în situații critice, când presiunea și stresul pot duce la decizii greșite.
• Procedurile contribuie la un flux de lucru eficient, reducând haosul și confuzia. Imaginează-ți cum ar ieși covrigul de care îți spuneam la început dacă cineva nu lasă coca la crescut sau dacă ar veni și ar pune în compoziție castane întregi. Sigur, ceva ce nu ai îndrăzni să mănânci.
• Nu trebuie să reinventezi roata. Dacă ai plecat în vacanță 2-3 săptămâni, este posibil să uiți cum se setează cuptorul pentru covrigi, mai ales dacă tocmai se instalase unul nou chiar înainte să pleci. Așa că un manual salvează memoria de la disperare.
• Reduc munca repetitivă. Ți s-a întâmplat vreodată să lucrezi la ceva și după ceva timp să descoperi că mai are cineva în companie care făcea același lucru? Și te întrebi de ce atât timp pierdut când puteați să stabiliți înainte cine ce face.

Care sunt beneficiile procedurilor speciale?

• Oferă o bază solidă pentru a încerca lucruri noi. Îți spuneam că și cercetătorii și artiștii folosesc proceduri. De exemplu, proceduri care descriu tehnici de îmbinare a culorilor, temperatura de topire a materialelor și altele.
• Devii creativ pentru că nu îți mai bați capul cu banalități, de exemplu, cine trebuie să îmi aprobe bugetul.
• Toți sunt tratați la fel. Știu, nu este o regulă. Însă obiectivul este ca un regulament să îți ofere atât obligații, cât și drepturi, cum ar fi concediul de odihnă, plata salariului. Bănuiesc că nu îți place să nu primești salariu la timp. În spate sunt multe activități necesare pentru ca tu să te bucuri de bani în cont.
• Deciziile sunt luate pe criterii obiective, pentru că aceste criterii sunt descrise deja în documente și sunt la fel pentru contexte similare.
• Îți oferă autonomie. Nu trebuie să aștepți pe cineva să-ți spună ce și cum e de făcut.

Cum te ajută procedurile să avansezi în carieră?

• Ești mai efcient, faci mai multe în timp mai scurt. Dacă respecți indicațiile cuptorului, poți obține un covrig copt perfect în 3 minute sau într-o oră. Sunt sigură că vei fi mai apreciat dacă îl obții în 3 minute și nu într-o oră. Asta demonstrează o capacitate de a te organiza, rezultatele tale sunt de calitate și erorile sunt minime. Aspecte foarte apreciate de toți: clienți, colegi, superiori. Devii astfel valoros pentru companie și poate deschide uși către oportunități de promovare și dezvoltare.
• Procedurile îți oferă posibilitatea de a identifica și repara erorile. Atunci când ceva nu merge bine (de exemplu, covrigul e ars), poți analiza pas cu pas, urmând procedura, pentru a depista cauza problemei și a găsi o soluție. Poate descoperi că ai făcut covrigii prea subțiri și se coc prea repede. Îți dezvolți astfel gândirea logică și capacitatea de a rezolva probleme, abilități esențiale pentru oricine aspiră la o poziție de conducere.
•   Mai mult decât atât, procedurile bine definite oferă un punct de plecare pentru a propune îmbunătățiri și inovații. Nu există procedură/proces perfect, sau cel puțin nu pentru o perioadă lungă de timp. Poți identifica punctele slabe ale procedurilor existente și poți propune soluții mai eficiente, demonstrând inițiativă și creativitate.  Atunci când există un set de reguli și instrucțiuni bine definite, poți colabora mai eficient, știind exact ce rol are fiecare și cum se integrează munca ta în ansamblul proiectului
• Comunici mai clar și concis, minimizând neînțelegerile și conflictele. Așa cum nu-ți place ca cineva să mănânce cu lingura ta, nici bucătarul nu s-ar bucura să vină să-i pui înghețată în compoziția de covrigi. Nici nu ar fi necesar să-l întrebi pe bucătar, căci deja știi din rețetă că nu e o combinație prea fericită aluatul cu înghețata.

Cine creează aceste documente?

Situațiile sunt diverse. Poate fi proprietarul companiei, un departament de calitate, o persoană din resurse umane sau chiar un departament dedicat acestui subiect. Însă cea mai bună situație este atunci când chiar tu poți contribui la crearea lor. Mai ales dacă ai ceva experiență (măcar 1-2 ani) în activitatea respectivă, atunci poți contribui semnificativ la conceperea unor sisteme de lucru eficiente. De exemplu, poți constata că ar fi mai utilă o cană cu gramaj decât un cântar, pentru că este mult mai rapidă mișcarea. Altfel spus, „mai bine faci tu regulile decât să ți le facă altul”.

Cum să abordezi procedurile cu o atitudine pozitivă

Procedurile sunt adesea privite cu reticență, dar o atitudine pozitivă față de acestea îți poate transforma ziua într-una bună. Iată câteva strategii pentru a aborda procedurile într-un mod constructiv:

• Procedurile nu sunt create pentru a îngrădi libertatea. Întreabă-te pentru fiecare procedură pe care o cunoști de la tine din companie: „De ce există?”, „Ce s-ar întâmpla dacă nu ar fi respectată de toți colegii?”, „Cum te ajută pe tine?”.
• Dacă ai idei de îmbunătățire a procedurilor existente sau dacă identifici necesitatea unor proceduri noi, nu ezita să le împărtășești cu superiorii sau cu echipa responsabilă. Cum spuneam: și tu poți stabili reguli.
• Dacă ceva nu este clar într-o procedură, nu ezita să întrebi. Nu-ți fie teamă să recunoști că ai nevoie de ajutor. Nimeni nu le știe pe toate și da, uneori pot fi exprimări ambigue. Clarificările sunt esențiale pentru a evita erorile și pentru a vă asigura că respectați procedurile corect. Un mediu de lucru în care întrebările sunt încurajate este un mediu în care procedurile sunt înțelese și respectate, iar erorile sunt reduse la minimum. N-ai vrea să te frigi cu fiecare covrig pe care îl coci, așa-i?

***

Sperăm că te-am convins de ce procedurile nu sunt dușmanul tău, ci cheia succesului tău profesional. Dacă însă ai rămas cu neclarități, suntem aici să-ți răspundem.

Din anii 1950 s-a constat cât de importante sunt obiectivele la locul de muncă așa că multe companii de astăzi folosesc acest sistem. de lucru. Pentru a te asigura că obiectivele tale sunt cele potrivite află Cum contribui la stabilirea obiectivelor la locul de muncă

Rămâi alături de noi și vei afla:

• Cum te ajută și pe tine obiectivele?
• Tipuri de obiective pe care le poți avea
• Cum definești obiectivele?
• La ce să fii atent atunci când îți sunt definite obiectivele?

Cum te ajută și pe tine obiectivele

Nu te speria de existența obiectivelor, privește partea pozitivă:

• Atingerea și depășirea obiectivelor sunt pentru tine un argument bun pentru o creștere salarială sau o evoluție în carieră;
• Iți va fi mult mai clar ce ai de făcut și care sunt prioritățile;
• Te ajută pe tine să fii mai bun, te simți provocat să evoluezi, să cunoști mai multe, să iei decizii potrivite.

Categorii de obiective care pot fi stabilite

• Obiectivele de performanță sunt obiective care te ghidează ca angajat spre îndeplinirea responsabilităților și să contribui la succesul companiei.  Exemplu: Vânzări în valoare de 1 mil lei până la final an;
• Obiective de dezvoltare personala (soft& hard  sill) sunt acele obiective care te încurajează să dezvolți sau să dobândești abilitați noi, care te ajută în atingerea obiectivelor de performanţă. Exemplu: Dobândirea abilitaților de coordonare a ședințelor
• Obiective de colaborare sunt cele legate de lucru în echipa. Exemplu: Formarea noilor colegi astfel încât aceștia să obțină la evaluare de la finalul perioadei de proba minim 80 puncte;
• Obiective de organizare sunt cele de gestionare a timpului și mediului de lucru. Exemplu: Finalizarea taskurilor din proiect în termen (conform planificării)
• Obiective de management sunt destinate doar celor care au funcții de management și sunt asociate rolurilor de manager. Exemplu: Rotația personalului din echipa să fie maxim 10%
• Obiective de inovație sunt speciale pentru cei care lucrează în dezvoltarea de noi produse, soluții, promovare și altele care implică creativitatea și dezvoltare unor noi tehnologii. Exemplu: dezvoltarea unui nou produs care să crească cota de piața a companiei cu 1%
• Obiective pentru rezolvarea problemelor, mai ales dacă responsabilitatea ta este de a rezolva situații speciale sau companie trece printr-o perioada dificilă. Exemplu: rezolvarea reclamațiilor clientului în maxim 14 zile

Nu este recomandat ca toate aceste categorii de obiective să se regăsească și la tine. De obicei organizația alege dintre acestea pe cele mai relevante pentru activitatea ta.

Cum definești obiectivele (metode)

Cea mai cunoscută metodă de stabilirea a obiectelor de orice fel este SMART. Am vorbit despre ea de câteva ori așa ca îți lăsăm un link pentru detalii. Pe lângă această condiție de bază în stabilirea obiectivelor, pe care este important să o verifici, adăugam următoarele:

1. 30-60-90 zile

Am abordat acest principiu atunci când am discutat ce ar fi bine să faci în prima zi de lucru, în primele 30, 60 și 90 zile ca angajat într-o nouă companie.

2. OKR (Obiective an Key Results)

A fost dezvoltat de Andy Grove, co-fondator Intel. Avantajul acestei metode este că te încurajează pe tine să definești obiectivele sub condiția de a se alinia cu obiectivele companiei.

3. Locke & Latham

Se bazează pe ideea „Schimbarea este mereu în jurul nostru și ea ne ajută să progresăm”. Cum bine știi nu este suficient să definești un obiectiv, ci e necesară motivația pentru a-l atinge.  Pentru a construi un astfel de obiectiv ai în vedere aceste 5 cuvinte:

• Claritate – acoperă principiile SMART adică nu ai nici un dubiu asupra a ce trebuie sa obții.
• Provocare – să presupună pentru tine un efort;
• Complexitate – să-ți pună în valoare și sa-ti dezvolți competente avansate de lucru;
• Angajament – ȋți cunoști și iți asumi obiectivele;
• Feedback – verifici periodic care este diferența dintre obiectiv și statusul actual;
• Exemplu: Creşte satisfacția clienților cu 10% până la final de an, reducând timpul de răspuns la reclamații de la 14 zile la 7 zile.

4. HARD

Este una dintre cele mă noi metode, datează din 2010 de Mark Murphy. Scopul este să ai mai multă încredere atunci când lucrezi la obiectivele tale și se bazează pe:

• Implica emoțiile – obiectivele nu sunt doar o listă de „to do” ci dorință și bucurie;
• Viziune – imaginează-ți cum va fi dacă iți vei atinge obiectivele;
• Necesare – de ce este important să-ţi atingi obiectivele;
• Dificile – adică nu le poți face cât ai bate din palme.

Cum contribui la stabilirea obiectivelor la locul de munca

1. Câte obiective ţi-au fost trasate

Recomandat este să ai minim 3 obiective și un maxim de 7. Minimul de 3 acoperă cele mai importante 3 arii de activitate legate de performanță și dezvoltare. Peste 7 iți va fi din ce in ce mai dificil să depășești așteptările în multe arii in același timp. Asta nu înseamnă că nu îți faci treaba dacă nu ai obiective. Ele doar îți sugerează care sunt prioritare pentru acel an.

2. Asigura-te că sunt definite flexibil (agil)

Lumea evoluează foarte mult și repede. Schimbările neașteptate pot schimba obiectivele companiei inclusiv pe ale tale. Asigură-te că un obiectiv poate fi înlocuit dacă acesta devine irelevant. Cea mai banală situație: unul dintre proiectele pentru care ești măsurat nu mai este sub coordonarea ta. L-ai predat altui coleg. Indiferent de motivul transferului de responsabilitate, nu mai poți fi evaluat pentru el.

3. Află de ce ţi-au fost trasate acele obiective

Este mai ușor să lucrezi pentru anumite obiective atât timp cât le înţelegi rostul. Adică de ce și cum vei putea tu contribui la atingerea rezultatelor echipei.

Alteori anumite obiective sunt stabilite pentru a asigura respectarea unor prevederi legislative sau pentru a adopta un nou mod de lucru în companie.

Nu este exclus că pot fi si obiective stabilite special trasate pentru a fi imposibil de atins sau doar ca sa existe niște obiective pe hârtie.

4. Si tu ai un cuvânt de spus legat de obiective

Nu este suficient ca obiectivele să-ţi fie trasate de manager. Opinia ta e important să o faci auzită. Fie că obiectivul e prea provocator, fie că este irelevant pentru activitatea ta, fie este discriminatoriu. Oricare ar fi cauza, obiectivele trebuie să-ţi fie explicate și ajustate conform discuției cu tine. Dacă ajustarea nu se realizează, atunci observațiile tale necesită a fi înregistrare oficial fie în aplicația unde sunt stabilite obiectivele, fie prin informare către HR.

5. Asigură-te ca sunt realiste

M-aş mira c-ai sta cu mâinile în sân să accepți obiective imposibile de atins în timpul pe care il ai la dispoziție. Insă uneori este posibil să nu fie chiar atât de evident sau pur și simplu să nu le dai prea multă importanţă. Fă-ţi un mic plan în minte, vezi cum au mers ultimii sau ultimele luni, vezi ce spun specialiștii și asigură-te că obiectivele tale nu sunt pentru cei cu puteri supraomenești.

6. Întreabă care este metoda prin care vor fi măsurate obiectivele

Unele obiect sună foarte bine: provocatoare și importante, dar când stai să te gândești cum măsori îți vine să te lași de meserie. Adică munca de a măsura performanța este mai multă decât acea de a lucra efectiv pentru obiectiv.

Alteori este important să știi: dacă ai rapoarte de transmis periodic sau unde completezi informații cu privire la obiective etc

7. Întreabă care este metoda sau acțiunile potrivite pentru a atinge acel obiectiv

Chiar dacă uneori e clar pentru tine, s-ar putea ca managerul tău să aibă în minte cu totul altceva, așa cum iți tot vorbeam de tabelul verde cu scris roșu. Află concret cum dorește să arate munca ta.

Alteori pur și simplu nu ai nici cea mai vagă idee cum să faci. Solicită training, asistenţă, resurse sau mai mult timp.

8. Află care sunt consecințele nerealizării obiectivelor

Cum spuneam unele obiective iți sunt alocate doar pentru a avea ca motiv demiterea ta. Așa ca analizează cu grija regulamentul intern sau orice alt document care te poate lamuri.

De obicei atingerea obiectivelor presupune un bonus sau o prima. Însă am întâlnit și situația de a fi penalizat dacă nu le atingi. Fii conștient de la început de astfel de situații. Ești dispus să le accepți?!

***

Acum când știi cum contribui la stabilirea obiectivelor la locul de muncă tine minte: succesul apare doar dacă lucrați împreună (tu şi managerul tău) la stabilirea obiectivelor!