Știi că am trecut deja prin 12 metode pentru gestionare schimbării. Marele avantaj al acestor metode este faptul că le poți aplica în orice context în care dorești să implementezi ceva nou, acolo unde lucrezi și unde schimbarea afectează mai multe persoane. Așa cum ai văzut, fiecare dintre ele are părți bune și mai puțin bune. De la cei cu mai multă experiență în domeniu, am primit solicitarea de a analiza și un nivel mai avansat. Pentru că încă rămâne întrebarea: De ce unele digitalizări eșuează, iar altele reușesc? Mai jos vei regăsi noi modele care să îți ofere inspirație. Stai liniștit, „mai avansat” nu înseamnă „mai greu”, ci doar mai orientat spre digitalizare.

Și ca lucrurile să înceapă într-un ton relaxat, m-am folosit de digitalizare ca să te bine dispun cu un banc. Se potrivește perfect unei grupe de cursanți din domeniul IT cu care am lucrat de curând:

👨‍💻 Șeful către angajat:
– De ce ai întârziat la muncă?
🤖 Angajatul:
– Am fost prins într-un update de sistem! Mi-am propus să mă trezesc la 7:00, dar alarma a zis: „Updating… 7:10, 7:20, 7:30…” 😅

De ce unele digitalizări eșuează, iar altele reușesc?

Systems Development Life Cycle (SDLC)

Metodologia Systems Development Life Cycle (SDLC), adică ciclul de viață al dezvoltării sistemelor. Te ajuta sa ai niște pași care te ghidează in activitatea de zi cu zi fiind foarte structurata ai o evidenta clara a timpului si bugetului:

• Planificare: Definește obiectivele proiectului, evaluează fezabilitatea și stabilește resursele necesare. Aceasta este etapa în care te rog adună pentru a genera idei, stabili obiective și pentru a identifica riscurile posibile.
• Analiza cerințelor:  Colectează și analizează cerințele utilizatorilor și pentru a înțelege exact ce trebuie realizat.
• Proiectare: Creează arhitectura sistemului, proiectează interfața utilizatorii și  definește specificațiile tehnice.
• Dezvoltare: Scrie codul software (poate nu tu, ci echipa cu care lucrezi)
• Testare: Testează tot ce îți trec prin minte, solicita si celor mai cârcotași sa o facă pentru a identifica și corecta erorile
• Implementare: Pune pe rol varianta finala, manualele si formează-i. Nu te speria daca încă apar erori. Se întâmplă la orice casa, sper doar sa ai parte de cat mai putini.
• Mentenanță: De aici înaintea permanent monitorizează, rezolva problemele și actualizează pentru a asigura funcționarea optimă așa cum își doresc colegii.

Dezavantaje

• Abordarea secvențială poate fi prea rigidă pentru proiectele cu cerințe care se schimbă rapid.
• Documentația este foarte amănunțită și testarea riguroasă pot crește costurile proiectului.
• Utilizatorii pot vedea rezultatele  abia după finalizarea implementării, ceea ce poate duce la neconformități, înțelegeri greșite, modificarea nevoilor in timp si altele.

Teoria Difuziei Inovațiilor (Everett Rogers 1962)

Iți explică modul în care noile idei și tehnologii se răspândesc prin lume si prin companie. Vei înțelege de ce unele inovații sunt adoptate rapid, în timp ce altele necesită mai mult timp sau nu sunt adoptate deloc.

Rogers a identificat cinci categorii de adoptatori, bazate pe momentul în care aceștia adoptă o inovație:

• Inovatorii: Sunt cei care adoptă primii o inovație, fiind dispuși să-și asume riscuri.
• Adoptatorii timpurii: Sunt lideri de opinie care adoptă inovațiile la scurt timp după inovatori.
• Majoritatea timpurie: Adoptă inovațiile înainte de media populației.
• Majoritatea târzie: Adoptă inovațiile după ce majoritatea populației a făcut-o deja.
• Întârziații: Sunt cei care adoptă ultimii o inovație, adesea din necesitate.

Cum poți tu folosi aceasta teorie:

1. Identifica cu cine ai de a face:

• Inovatori:  Poți lucra cu ei pentru a testa și a primi feedback in faze incipiente
• Adoptatori Timpurii: Sunt lideri de opinie care pot influența semnificativ adoptarea ulterioară. Pe îți recomand sa ii ei cu tine in coaliția schimbării.
• Majoritatea Timpurie și Târzie: Pentru ei ai nevoie de adevărate campanii de marketing (deși nu vinzi nimic) arătând-le beneficiile adoptării
• Întârziați: Știu ca ai obosit, te rog încă un pic de răbdare și pentru ei. Si invoca un pic de imaginație pentru a personaliza învățarea lor.

2. Adopta strategii de Comunicare:

• găsește canalul de comunicare adecvate pentru fiecare categorie
• adaptează mesajele pentru a evidenția avantajele.

Dezavantaje

• Se concentrează în principal pe adoptatori, neglijând alți factori.
• Depinde de contextul cultural.

Modelul Congruentei (David Nadler și Michael Tushman, 1980)

Iți oferă un cadru de diagnosticarea și îmbunătățirea performanței organizației din care faci parte. Acesta se bazează pe ideea că performanța optimă este atinsă atunci când există o potrivire (congruență) între componentele cheie ale organizației. Acest model te ajuta mult indiferent de organizația din care faci parte pentru ca la final vei avea o imagine de ansamblu clara.

Componentele congruenței:

• Sarcina (Task): Munca pe care organizația o efectuează, incluzând obiectivele, strategiile și tehnologiile utilizate.
• Indivizii (Individuals): Oamenii care lucrează în organizație, incluzând abilitățile, cunoștințele, nevoile și valorile lor.
• Organizarea formală (Formal Organization): Structura, procesele și sistemele oficiale ale organizației, cum ar fi structura ierarhică, politicile și procedurile.
• Organizarea informală (Informal Organization): Cultura, valorile, normele și relațiile neoficiale din cadrul organizației.

Dezavantaje

• Interpretarea gradului de congruență poate fi subiectivă și depinde de perspectiva analistului.
• Unele componente, cum ar fi partea informală, pot fi dificil de măsurat și evaluat.
• Ai nevoie de o cantitate mare de date, și analizarea acestora.

Modelul Tehnologie, Organizație și Mediu (TOE) (Leo G. Tornatzky și Mitchell Fleischer 1990)

Cu acest model poți analiza factorii care influențează adoptarea digitalizării foarte bine.  Similar modelul anterior are o abordare holistica luând in considerare trei contexte principale:

• Tehnologia disponibila atât cele interne, cât și cele externe, analizând costul, compatibilitatea și beneficiile.
• Organizația aici vei analiza dimensiunea, structura, cultura și resursele.
• Mediul, aici vei analiza factorii externi care influențează organizația, cum ar fi concurența, reglementările guvernamentale și tendințele pieței.

Dezavantaje

• Analiza tuturor celor trei contexte poate fi complexă și necesită colectarea și analiza unei cantități semnificative de date.
• Uneori cei trei factori sunt interconectați.
• Atât organizațiile cât și mediul se schimbă permanent, ceea ce face ca analiza sa aibă valabilitate scurta

Control Objectives for Information and related Technology model (COBIT, 1996)

Este un cadru de guvernanță IT dezvoltat de ISACA (Information Systems Audit and Control Association). Acesta iți oferă un set de instrumente și linii directoare pentru a  gestiona tehnologia informației (IT) în mod eficient. Iți recomand acest model pentru ca îți pune pe masa procesele IT de care ai nevoie. Desigur e important sa le adaptezi, însă jumătate din treaba este gata.

• Evaluează starea actuala: Primul pas este stabilești obiectivele organizației si cum digitalizarea te poate ajuta. Apoi efectuează o evaluare a maturității actuale a digitalizării, iar la final identifica riscurile.
• Stabilește Obiectivele de Guvernanță : Pe baza evaluării stării curente, stabilește obiective de guvernanță in digitalizare. Atenție ca acestea sa le setezi SMART –   măsurabile, realizabile, relevante și limitate în timp si sa prevină riscurile identificate
• Implementează procesele COBIT relevante pentru atingerea obiectivelor. Ele presupun implici definirea responsabilităților, stabilirea indicatorilor de performanță (KPI) și implementarea de controale.
• Monitorizează, stabilește mecanisme de monitorizare și evaluare pentru a te asigura că procesele  funcționează eficient. Cea mai utilizata metoda este auditul.
• Continuă sa îmbunătățești, fii deschis si încurajează colegii sa vina cu propuneri

Dezavantaje:

• COBIT este un cadru general și poate necesita adaptări specifice pentru a se potrivi contextului unei anumite organizații.
• Dacă nu este implementat corect, COBIT poate duce la birocrație excesivă și la proceduri rigide.
• Implementarea COBIT implica costuri, atât financiare, cat si umane.

Teoria disonanței cognitive (Leon Festinger, 1957)

Este un concept care explica disconfortul psihologic care apare atunci când o persoană se confrunta simultan două sau mai multe credințe, idei sau valori contradictorii. Acest disconfort, disonanța, motivează persoana să întreprindă acțiuni pentru a reduce neconcordanța. Aceasta teorie te ajuta sa înțelegi cum se schimba atitudine oamenilor atunci când se afla in fata digitalizării

Iată câteva exemple de disonanta:

• Alegi o tehnologie digitala scumpa. Disonanță apare atunci când descoperi defect. Pentru a reduce disonanta: scoate in evidenta avantajele produsului (de exemplu, siguranța, performanța) si adu bune practici de la diverși utilizatori.
• Poți utiliza disonanța cognitivă pentru a consolida loialitatea clienților. De exemplu, poți evidenția superioritatea serviciilor tale datorita digitalizării. Creezi astfel un sentiment de încredere.
• În situații de conflict, disonanța cognitivă te poate ajuta sa înțelegi modul în care oamenii își justifică acțiunile. Preia rolul de mediator pentru a pot ajuta părțile implicate să recunoască și să gestioneze disonanța cognitivă, prin comunicare

Ce poți face tu in acest context:

• In primul conștientizează ca este normal sa se întâmple si conștientizează-le atunci când apar la persoanele cu care lucrezi pentru implementarea digitalizații
• Găsește calea si acționează pentru a schimba contradicțiile.
• Oferă informații noi pentru a justifica neconcordanța.

Dezavantaje:

• Disonanța cognitivă este un fenomen intern, ceea ce o face dificil de măsurat și cuantificat obiectiv.
• Reacția la disonanța cognitivă poate varia semnificativ de la o persoană la alta, în funcție de factori personali și culturali.

Modelul de Acceptare a Tehnologiei (TAM) – Fred Davis, 1989

Este o teorie foarte simpla, confirmata prin practica, care modelează modul în care utilizatorii ajung să accepte și să utilizeze o tehnologie. Scopul principal al TAM este de a prezice acceptarea tehnologiei de către utilizatori, analizând impactul a două credințe principale:

• Utilitatea percepută: Credința că utilizarea tehnologiei va îmbunătăți performanța muncii.
• Ușurința percepută a utilizării: Credința că utilizarea tehnologiei nu va necesita eforturi mari.

Iată cum poți utiliza TAM:

• În faza de proiectare, folosește TAM pentru a evalua potențialul de acceptare a digitalizării. Poți face asta prin  sondaje sau interviuri cu utilizatorii pentru a măsura utilitatea percepută și ușurința percepută a utilizării.
• Pe baza feedback-ului obținut, optimizează interfața și funcționalitățile pentru a crește utilitatea și ușurința de utilizare. Asigura-te ca are un design intuitiv.
• Când ești aproape gata sa treci la implementarea analizează factorii care pot influența acceptarea tehnologiei, cum ar fi nivelul de competențe digitale al angajaților și cultura organizațională.
• Acum ești gata sa dezvolți programe de training pentru a ajuta colegii să utilizeze noua tehnologie.
• Comunică beneficiile și avantajele utilizării noii tehnologii pentru a crește utilitatea percepută de către angajați, încurajează inovația și adoptarea digitalizării.

Dezavantaje:

• Simplifică excesiv complexitatea factorilor care influențează acceptarea tehnologiei, ignorând factori sociali, culturali și organizaționali.
• Nu cuprinde suficient factorii contextuali, care de multe ori sunt decisivi.
• Factorii afectivi, precum emoțiile sau teama, sunt ignorați.

***

Cu siguranța sunt multe alte multe metode pe care oameni cu multa dedicare pe subiect ni le pun la dispoziție. Daca măcar 2 metode din cele discutate le aplici, nu te vei mai mira De ce unele digitalizări eșuează, iar altele reușesc?