Cum să valorifici discuția 1 la 1 cu managerul

Discuția 1 la 1 cu managerul este o întâlnire doar între tine și manager. Această ședință ar fi bine să fie recurentă, iar principalul ei scop este acela de a primi și oferi feedback. În unele organizații, această ședință este privită cu ochi critici de către angajaţi sau considerată inutilă de către manageri. Noi subliniem faptul că este cheia succesului tău în companie, acesta este motivul pentru care mai jos vei afla cum să valorifici discuția 1 la 1 cu managerul.

Dacă în organizația din care faci parte aceste întâlniri nu fac parte din rutină, ba chiar lipsesc cu desăvârșire, atunci poți solicita tu existența lor. Știu că pare ciudat să faci asta, însă te va ajuta enorm.

Care sunt beneficiile acestei ședințe?

Ai 100% atenția managerului doar pentru tine. Este o discuție privată, așa că folosește-o cu înțelepciune.
Este un moment potrivit pentru a discuta evoluția ta în carieră, desigur nu la fiecare întâlnire.
Clarifici care sunt așteptările organizației și ale managerului.
Oferi și primești feedback.
Soliciți resurse, clarificări și ghidare.
Ai curaj să schimbi opinii și să asculți; îți va fi clar cum să-ți atingi obiectivele.

Care este frecvenţa potrivită pentru ședința 1 la 1 cu managerul?

Idealul este o dată pe lună, cu o durată de 30-60 de minute. Dacă ești la început de drum și ai nevoie de mai multă ghidare, atunci poate fi și mai frecvent, o dată pe săptămână sau la două săptămâni. Oricum ar fi, nu recomand să fie mai rar de o dată la 3 luni. Dacă ajungi să o faci o dată sau de două ori pe an, dintr-o ședință de feedback axat pe dezvoltare se transformă într-o ședință de evaluare.

Pentru o ședință echilibrată abordează: 1/3 din discuție subiectele tale, 1/3 subiectele managerului și 1/3 pașii următori. Uneori, distincția dintre cele 3 nu este clară; este natural ca de la prezent să treci la acțiuni viitoare. Doar fii atent să-ți exprimi dorințele și opiniile.

Cum valorifici discuția 1 la 1 cu managerul?

Cum te pregătești pentru ședință?

Pregătirea ședinței are două părți: una logistică și una legată de agenda discuției. Lipsa pregătirii va duce la timp pierdut, amânări și noi frustrări.

Cum spuneam, ar fi bine ca ședința să aibă deja stabilită recurența în calendar. Dacă va avea loc față în față, asigură-te că ai și o sală rezervată. În cel mai rău caz alege un spațiu retras; nu poate avea loc într-un spațiu deschis sau cu alte persoane de față. Nu ar mai fi o discuție 1 la 1.

Cât despre agenda discuției, unele subiecte sunt recurente, cum ar fi statusul unor proiecte în derulare, altele sunt ocazionale. Notează subiectele de discuție în invitația ședinței. Iar, dacă aștepți ca managerul tău să ia decizii în timpul discuției cu tine, trimite-i dinainte informațiile necesare, astfel încât să aibă timp să le analizeze.

Nu anula ședința dacă tu sau managerul nu puteți participa, ci reprogramează. Prin excepție, anulează doar dacă ar fi mult prea aproape de următoarea întâlnire recurentă.

Cunoaște-ți managerul. Din primele întâlniri cu acesta, află-i preferințele de comunicare și reacțiile în funcție de situație. Stabiliți împreună care sunt așteptările generale ale acestor ședințe. Fă un plan de abordare și scenarii alternative, cu argumente astfel încât să-ți poți convinge managerul dacă este cazul. Fii pregătit atât pentru răspunsuri pozitive, cât și pentru cele negative.

Care sunt subiectele și întrebările pe care să le adresezi în cadrul ședinței?

Începe discuția cu ceva cald, neutru, o glumă sau ceva nelegat de activitatea profesională. În felul acesta, vă veți conecta spre o comunicare deschisă.

Atâta timp cât ai un manager cel puțin de nota 8 din 10, atunci ai curajul să abordezi cât mai multe dintre subiectele de mai jos. Totuși, prioritizează-le și vorbește clar. Nu vei avea timp pentru povești repetitive.

Despre activitatea ta

Spune care sunt activitățile pe care le-ai realizat de la ultima întâlnire.
Ce îți lipsește pentru a reuși? Resurse, cunoștințe, informații, unelte, acces la aplicații? Ai suficient timp să-ți finalizezi sarcinile?
Întreabă ce nu știi cum să rezolvi.
Ai fost în deplasare; care au fost rezultatele/constatările?
Ai avut rezultate slabe, probleme sau conflicte? Pregătește-te să oferi detalii și să explici cum vezi rezolvarea pe viitor. Fii deschis să accepți și perspectiva managerului.
De ce ești mândru? Ce te mulțumește? Ce te bucură acum?

Despre viitor

Care sunt planurile organizației?
Care sunt obiectivele tale de dezvoltare? Care sunt prioritățile?
Care sunt ideile tale de îmbunătățire a activității și a atmosferei în echipă?
Care sunt următorii pași/acțiuni? Clarifică ce se așteaptă de la tine.
Ce poți face pentru a evolua?
Care sunt grijile tale cu privire la organizație?
Ce așteptări ai de la manager?
Care sunt responsabilitățile noi pe care ai vrea să le preiei astfel încât să poți evolua?
Care sunt persoanele cu care ai vrea să te întâlnești în viitor astfel încât să-ți poți desfășura activitatea mai bine?
Cum vor fi recompensate rezultatele?
Ce ai vrea să înveți?

Subiecte personale si interpersonale

Cum te simți în organizație? Ce te deranjează, ce te stresează, ce apreciezi, ce îți place, ce nu funcționează? Oricâtă inteligență ar avea managerul tău, nu citește gânduri, așa că fii deschis și transmite. Desigur, sperăm că managerul tău are deschiderea necesară pentru a accepta situația așa cum este ea, fără prejudecăți și critici.
Solicită eventuale detalii sau clarificări pe care nu ai avut ocazia până atunci să le discuți.
Oferă feedback managerului.
Dacă nu ți-a oferit deja feedback, întreabă managerul ce părere are despre activitatea ta. Dacă ai ceva concret în minte, detaliază.
Cum ai vrea să-ți fie apreciate meritele?
Care sunt problemele personale care te împiedică să performezi? Cum te poate ajuta managerul și ce planuri de redresare ai? Care sunt persoanele cu care ai vrea să te întâlnești în viitor astfel încât să-ți poți desfășura activitatea mai bine?

Cum închei discuția?

Repetă principalele subiecte agreate și activitățile viitoare. Desigur, fă acest lucru cu ajutorul unei minute a discuției, care să conțină în primul rând lucrurile stabilite pe parcursul întâlnirii și apoi subiectele abordate.

Foarte important: pe tot parcursul acestui proces, înainte, în timpul și după ședință, vorbește pe limba managerului tău. Respectă-i solicitările și atunci sunt șanse mari ca și tu, la rândul tău, să te poți face auzit.

***

Am adus aici o listă lungă de întrebări posibile. Alege din ele ce ți se potrivește, însă ar fi bine ca măcar o dată pe an să treci prin toate aceste întrebări astfel încât să valorifici discuția 1 la 1 cu managerul.