Am discutat despre etapele evoluției în digitalizare, dar asta nu înseamnă că știi și ce trebuie să faci concret. Drumul este lung și necesită atenție la multe detalii. Variantele sunt multiple și depind de nivelul tău actual de digitalizare. Astăzi, îți voi răspunde la întrebarea: „Cum începi cu brio transformarea digitală a companiei?” dacă te afli la nivelul 0 – inactiv digital.

Cate un pic despre strategie

Există câteva elemente de bază pe care ar fi bine să le respecți, indiferent de etapa în care te afli și indiferent de strategia adoptată. Strategia este un set de metode/măsuri/mijloace prin care o companie intenționează să obțină o serie de avantaje față de concurență.

Un aspect important înainte de a trece la pașii concreți: definirea strategiei nu presupune doar identificarea tehnologiei. Sunt multe aspecte de luat în calcul și le vom aborda pe rând în articolele următoare. Reține că strategiile digitale acoperă atât nevoile operaționale, cât și nevoile administrative ale companiei.

Pasul 1. Stabilește obiectivul

Așa cum atunci când vrei să pleci în vacanță nu poți decide cum ajungi acolo dacă nu știi unde te duci, te rog ca înainte de a te gândi la strategie, să stabilești obiectivele: „Ce vreau să obțin prin transformare digitală?” Abia apoi răspunzi la întrebarea: „Cum obțin?”

Iată câteva exemple de obiective:

• „Vreau să reduc timpul de procesare a comenzilor cu 20%.”
• „Cresc vânzările online cu 15% în următoarele 12 luni.”
• „Clientul știe în orice moment unde se află produsele comandate.”

Pasul 2: Ce resurse ai si ce îți lipsește

Aceasta este cea mai complexă etapă din punct de vedere al timpului de lucru, motiv pentru care este adeseori realizată superficial.

Dacă încă mai ai energie, ar fi bine să mai faci: compară-te cu concurenții tăi, identifică nevoile reale ale clientului (care sunt cele mai frecvente reclamații pe care le primești) și analizează contextul social-politic în care activezi.

Pasul 3. Identifica ce ai de făcut si prioritizeaza

Odată cu pasul 2, vei avea deja în minte o mie și una de lucruri pe care ar fi bine să le faci. Dacă totuși nu îți este clar, ia-ți un pic de răgaz: privește cu detașare notițele și treptat lucrurile se vor aranja.

Cum nu poți face toate lucrurile odată, ar fi bine să stabilești și ordinea realizării lor. Îți recomand să realizezi o analiză efort-impact (dând note de la 1 la 5 pentru fiecare) sau cost-beneficiu. Creează astfel un top 3 lucruri de făcut (însă nu mai mult de top 7)..

Pasul 4: Identifica variantele de digitalizare

Ai fi zis că odată ce ai prioritizat, strategia este gata. Dar știi vorba: „Planul de acasă nu se potrivește cu cel din târg”; lasă o poartă deschisă pentru adaptare după ce analizezi alternativele de digitalizare.

• Stabilește criterii de selecție a soluțiilor de digitalizare: caracteristici, buget și ușurință în utilizare.
• Vezi recomandările experților în domeniu.
• Vezi efectiv soluțiile digitale disponibile.

Încheie această etapă prin reprioritizare.

Pasul 5: Formulează strategia

Scrie efectiv strategia. Iată câteva exemple:

• Implementarea unui sistem ERP pentru a integra și automatiza procesele de business (planificare, producție, stocuri, vânzări).
• Dezvoltarea unui magazin online cu funcționalități avansate (personalizare, recomandări de produse, chatbot).
• Implementarea unui sistem CRM pentru a gestiona relațiile cu clienții și a personaliza comunicarea.

Reține că o strategie este complet formulată doar dacă:

• Are un scop – rezolvă o problemă sau nevoie.
• Reflectă interesele tuturor: angajați, acționari, clienți, furnizori.
• Ai definit durata.
• Ai stabilit cum măsori succesul (KPI).

Pasul 6:  Implementează strategia

• Traducerea strategiei în plan de acțiune: descompune strategia în acțiuni concrete, cu termene limită și responsabili. Alocă resursele (umane, financiare și tehnologice) necesare pentru a implementa fiecare acțiune.
• Comunica strategia și a planului de acțiune: comunică clar strategia și planurile de acțiune tuturor membrilor organizației, pentru a asigura o înțelegere comună și o implicare activă. Asigură-te că ai susținerea lor pentru implementare. Comunicarea te rog să o adaptezi în funcție de nivelul de responsabilitate a fiecărei persoane din companie.
• Realizează efectiv activitățile: încurajează pe toată perioada comunicarea deschisă, schimbul de idei și colaborarea între departamente.

Pasul 7: Monitorizează

• Măsoară indicatorii de performanta stabiliți o data cu formularea strategiei. Explică tuturor de ce este important să analizezi progresul în raport cu obiectivele stabilite.
• Analizează rezultatele obținute. Identifica cauzele care au dus la rezultate mai slabe decât obiectivele stabilite.
• Ajustează planul funcție de rezultatele măsurătorilorsi de eventualele schimbări externe companiei.

Cum începi cu brio transformarea digitala a companiei?

N-am uitat de obiectivul inițial. M-am întins mai mult in elemente generale pentru ca le vei repeta din nou si din nou, pentru fiecare etapa de evoluție digitala.

Daca faci parte dintr-o companie cu un nivel scăzut de digitalizare iată care ar fi bine sa fie prioritățile

• Începe cu implementarea unor soluții simple de digitalizare, cum ar fi: emailul, platformele de mesagerie, videoconferință și software-ul de contabilitate digitală. Acum cu e-factura nici nu se mai pune problema ca poți lucra altfel.
• Scanează și stochează documentele într-un sistem centralizat (ideal in cloud). Redu cat mai mult nevoia de lucru cu documente fizice.
• Utilizează instrumente simple de urmărirea a activităților. In cea mai simpla varianta to do list online însoțit de un status
• Creează primul website al companiei pentru a facilita accesul clienților. Știai ca o data ce ai definit conținutul unei website de prezentare simplu si lucrând cu un dezvoltator mediu, partea tehnica de creare este de doar 3 zile.

***

Acum când știi cum începi cu brio transformarea digitala a companiei, rămâi să afli cum treci la următorul nivel.