Dacă ai evaluat cât de pregătită este echipa ta pentru digitalizare, atunci ești gata să faci planul pentru schimbare. Fără acest plan, din păcate, vei ajunge printre cei 70% care eșuează. Iar dacă te gândești să abandonezi, este o alegere și mai nepotrivită, căci alții fac planuri de digitalizare de acum 7 ani fac planuri de digitalizare. Nu este dificil și nici imposibil, însă cu siguranță necesită atenție și timp. Hai să descoperi cum gestionezi schimbarea pentru implementarea digitalizării!
Prima decizie pe care o ai de luat este care sunt persoanele care participă la crearea planului de schimbare. Sunt două variante posibile:
- acest plan să fie creat doar de echipa de management. Chiar și în acest caz, de un număr limitat de persoane care au cunoștințele necesare și puterea de decizie. Avantajul este rapiditatea creării planului, cu responsabilități și termene. Marele dezavantaj este că poate ignora (cu intenție sau fără) anumite aspecte care pot afecta implementarea, iar angajații nu se simt responsabili și motivați să adere la schimbare.
- crearea unei echipe multidisciplinare, cu persoane cu diferite expertize și de pe diferite niveluri ierarhice. În acest context, întreaga organizație aderă mai ușor la schimbare, sunt acoperite mai multe nevoi și idei, însă durata creării planului este mult mai mare și unele persoane pot fugi de responsabilitățile stabilite.
Dacă organizația nu este suficient de pregătită
Dacă te întrebi ce poți face în cazul în care organizația din care faci parte a obținut un scor scăzut (sub 3) în ceea ce privește pregătirea pentru digitalizare, primul pas ar fi să identifici cauzele acestei situații. A identifica aceste cauze nu este la fel de simplu ca a lua o pastilă pentru o durere de cap. Dacă durerea este acută și frecventă, ai nevoie de investigații amănunțite pentru a identifica cauza reală. În mod similar, întreabă-te „de ce” anumite aspecte împiedică schimbarea. Din păcate, este posibil să te confrunți cu o serie de răspunsuri interconectate, cum ar fi:
- „De ce nu avem competențele necesare?” – „Pentru că nu avem fonduri pentru formare sau pentru a angaja talente.”
- „De ce nu avem fonduri?” – „Pentru că nu avem personal calificat.
- „De ce nu avem dispozitive compatibile cu tehnologia?” – „Pentru că echipamentele sunt învechite.” – „Pentru că nu avem fonduri să le înlocuim.”
- „De ce nu avem fonduri?” – „Pentru că efectuăm prea multe operațiuni manual, iar dispozitivele sunt depășite.”
Această buclă aparent fără ieșire necesită o abordare pas cu pas. Faptul că organizația nu este suficient de pregătită nu te împiedică să inițiezi procesul și să stabilești un plan. Diferența constă în conținutul planului și durata de implementare.
De asemenea, ar fi foarte util să începi cu un proiect pilot, de dimensiuni mai mici, cu investiții financiare reduse și un număr limitat de persoane implicate. În acest mod, angajații dobândesc competențe, expertiză și încredere. Chiar dacă proiectul eșuează, următorul proiect are șanse mai mari de succes.
Cum gestionezi schimbarea pentru implementarea digitalizării?
Analiza schimbării intr-o organizatie este un subiect analizat de cercetatori pe toate fetele. Iti las mai jos pe cele mai cunoscute care se potrivesc cu digitalizarea. Dupa ce le vei parcurge pe toate vei vedea cat de mult seamana intre ele.
1.Dezghetare-inghetare (Lewis 1947)
Acesta este cel mai simplu proces de descriere a schimbării (aplicabil în orice context) și se bazează pe ideea că oamenii sunt în mod natural rezistenți la schimbare. Procesul conține trei etape:
- Dezghețarea se referă la procesul de conștientizare și acceptare a nevoii de schimbare. Dacă aplici această metodă, acesta este momentul în care demontezi vechile modele comportamentale și convingeri care împiedică progresul. Pentru a dezgheța o organizație sau un individ, este necesar să creezi un sentiment de urgență, să identifici punctele slabe ale situației actuale și să comunici clar beneficiile schimbării. Te ajută în această etapă una dintre primele lecții din fizică (orice forță are și o reacție). Vei analiza forțele care împing la schimbare versus cele care rezistă, pentru a înțelege și a depăși barierele existente.
- Schimbarea reprezintă etapa în care implementezi modificările efective. Tu și colegii tăi veți adopta noi comportamente și procese. În rolul tău de lider, ar fi bine să oferi sprijin informațional, resurse și îndrumare pentru a facilita tranziția. Te rog să susții o comunicare deschisă și să implici colegii. Este important ca aceștia să experimenteze și să învețe din propriile experiențe.
- Reînghețarea este etapa finală, în care noile comportamente și procese sunt stabilizate și integrate în cultura organizațională. În această etapă, este necesar să monitorizezi progresul și să permiți feedback-ul. Scopul este să previi revenirea la vechile obiceiuri. Reînghețarea mai poate presupune revizuirea politicilor și procedurilor, recunoașterea și recompensarea comportamentelor potrivite.
Dezavantaje:
- Nu acoperă complexitatea și dinamica schimbărilor din lumea reală.
- Etapa de reînghețare poate fi inadecvată în medii unde schimbarea este constantă.
- Neglijează factorilor externi concentrând-se în principal pe factorii intern.

2.Cei 8 pasi ai lui Kotter (1995)
Este un model foarte cunoscut, cu accent pe structură și leadership în procesul schimbării, pe care îl poți aborda inspirându-te de la mulți alții care l-au aplicat înaintea ta. Cum îi spune și numele, presupune 8 pași:
- Stabilește un sentiment de urgență. Scoate în evidență de ce este necesară schimbarea, indicând riscurile continuării în forma actuală, dar și avantajele viitoare de după schimbare. Ar prinde bine să completezi prin crearea unui sentiment de entuziasm și nevoie de acțiune imediată.
- Construiește-ți o coaliție. Nu ești politician, însă efortul în echipă este mai mic și ai mai multe șanse de reușită. Pentru a conduce schimbarea, este esențial să creezi o echipă puternică, formată din oameni influenți din diverse departamente afectate de digitalizare. Această coaliție trebuie să aibă autoritatea și credibilitatea necesare pentru a mobiliza organizația.
- Creează viziunea și strategia. Deja ai o echipă, deci nu o vei face singur.
- Comunică viziunea în mod consecvent către toți angajații, și în special cei care vor fi direct afectați. Folosește diverse canale de comunicare: email, ședințe, afișe, evenimente etc.
- Facilitează implementarea prin membrii coaliției și nu numai. Elimină obstacolele și oferă colegilor tăi autonomia și resursele necesare pentru a acționa.
- Sărbătorește micile victorii. Primele rezultate scoate-le în evidență pentru a menține moralul ridicat și pentru a arăta progresul către viziunea dorită.
- Stabilizează. Nu te culca pe o ureche după primele rezultate pozitive. Continuă procesul de digitalizare, făcând ajustări și îmbunătățiri pe parcurs.
- Fixează. Ultimul pas este să integrezi noile comportamente și procese în cultura organizațională, asigurându-te că schimbarea devine permanentă.

Dezavantaje
- În realitate, etapele se pot suprapune sau repeta.
- Pune prea mult accent pe importanța liderilor, acesta este motivul pentru care la etapa creării coaliției nu s-a folosit cuvântul „lideri”, ci „oameni”.
- În mediile de lucru care sunt supuse unor schimbări constante, este posibil ca acest model să nu fie eficient, deoarece nu permite schimbări rapide. Adică, dacă ai mai multe proiecte de digitalizare desfășurate în același timp, atunci nu e metoda cea mai potrivită.
3.Comportament (Cyert & March 1963)
Într-o perspectivă mai realistă, acest model îți propune:
- Nu căuta soluții optime, ci mai degrabă soluții satisfăcătoare. Deciziile de digitalizare le iei pe baza informațiilor disponibile și limitate de responsabilități și cunoștințe. Explorează toate opțiunile posibile.
- Nu lua decizia singur, creează coaliții din nou și luați decizii prin consens, astfel încât să asigurați succesul.
- Fă-ți un obicei din evaluarea și implementarea noilor tehnologii. Vei obține experiență, adaptare rapidă și obișnuirea organizației la schimbare.
- Învață din experiență, ajustând strategiile și procedurile pe măsură ce obții feedback.
Dezavantaje:
- Se bazează pe ideea de raționalitate limitată și pe influența factorilor psihologici. Deciziile pot fi influențate de o varietate de factori imprevizibili.
- Se concentrează în principal pe procesele interne de luare a deciziilor, acordând mai puțină atenție influențelor externe, cum ar fi schimbările din mediul de afaceri, concurența și reglementările guvernamentale.
- Concentrarea pe rutine și proceduri standardizate poate duce la o subestimare a importanței inovației și a creativității.
4.Alegeri strategice (Child 1972)
Acest model îți arată că performanța unei organizații depinde de alinierea a trei elemente fundamentale:
- Strategia, despre care noi deja am discutat și îți aduc aminte că ai nevoie de obiective și direcție pe termen lung. În contextul digital, urmărește oportunitățile oferite de noile tehnologii, cum ar fi automatizarea, inteligența artificială și analiza datelor.
- Structura, adaptează structura organizatorică, departamentală, responsabilitățile și fluxurile de lucru astfel încât să corespundă implementărilor digitale.
- Tehnologia, analizează toate instrumentele și sistemele utilizate de organizație pentru a-și desfășura activitatea.
Dezavantaje: Este deseori foarte greu ca toate cele 3 componente să fie aliniate într-un mod perfect, contextul schimbându-se foarte repede.
5.NIT (DiMaggio and Powell 1983)
Explorează modul în care organizațiile tind să devină similare unele cu altele în cadrul aceluiași domeniu. Această similaritate, cunoscută sub numele de izomorfism instituțional, se manifestă prin adoptarea de structuri, procese și practici comune, nu neapărat pentru a spori eficiența, ci pentru a obține legitimitate și sprijin din partea mediului extern. De ce ai adera la acest mod de lucru? Pentru că și tu vei dobândi mai ușor credibilitate în rândul clienților și eficiență internă.
Conform NIT, există trei mecanisme principale care conduc la izomorfism:
- Izomorfismul coercitiv: Rezultă din presiunile formale și informale exercitate de entități externe, cum ar fi guvernele, organismele de reglementare sau asociațiile profesionale. Ai nevoie să te conformezi pentru a evita sancțiunile.
- Izomorfismul mimetic: Îl poți obține dacă imiți modelele de succes ale altor organizații din același domeniu.
- Izomorfismul normativ: Provine din presiunile exercitate de profesioniști și de asociațiile profesionale, care stabilesc standarde și norme de comportament. Rolul tău va fi să adopți aceste norme pentru a obține credibilitate și respectabilitate.
Dezavantajele teoriei neo-instituționale:
- Acordă prea multă importanță factorilor externi, neglijând importanța factorilor interni, cum ar fi cultura organizațională, capacitățile interne și strategiile individuale.
- Poate fi dificil de cuantificat și de măsurat impactul exact al presiunilor externe asupra comportamentului organizațional.
6. Scara si Stil (Dunphy and Stace 1988, 1993)
Acest model vine să anuleze dezavantajele metodelor anterioare, deoarece nu există o abordare unică a schimbării, subliniind importanța adaptării strategiei la scara schimbării și la stilul de conducere. Ceea ce îți oferă flexibilitate.
- Scara schimbării în digitalizare: Complexitatea proiectelor de digitalizare diferă, de aceea metoda îți permite să realizezi o planificare adecvată. De exemplu, dacă implementezi un nou sistem CRM, ai nevoie de o abordare incrementală, în timp ce implementarea unui nou model de afaceri bazat pe inteligență artificială poate necesita o transformare radicală.
- Stilul de conducere în digitalizare: Și stilul de leadership necesită o adaptare la contextul proiectului de digitalizare. Pentru schimbări incrementale, un stil de conducere participativ sau consultativ poate fi suficient. Pentru transformări radicale, un stil de conducere directiv și vizionar poate fi necesar pentru a mobiliza organizația și a depăși rezistența la schimbare.
Dezavantaje
- Din păcate, ignoră aspecte precum cultura organizațională, rezistența angajaților și influențele externe.
- Nu oferă îndrumări detaliate cu privire la modul de implementare a schimbării în situații specifice.
- Se concentrează mai mult pe aspectele strategice și structurale ale schimbării, acordând mai puțină atenție factorilor emoționali și psihologici.
7. Invatarea organizaționala ( March 1991)
Subliniază modul în care organizațiile învață și se adaptează prin procese de explorare și exploatare. Explorarea se referă la căutarea de noi cunoștințe și idei, în timp ce exploatarea implică rafinarea și optimizarea cunoștințelor existente. Cum poți aplica:
Învățarea Organizațională și Transformarea Digitală:
- Explorare și inovare digitală: te-ar ajuta să studiezi constant noi tehnologii și să experimentezi cu soluții inovatoare. Din păcate, implică investiții în cercetare și dezvoltare, parteneriate cu startup-uri tehnologice și crearea unui mediu care încurajează experimentarea.
- Exploatarea datelor și automatizarea: Transformarea digitală îți oferă acces la cantități mari de date, care pot fi utilizate pentru a optimiza procesele și a îmbunătăți performanța. Analizează datele și identifică modele și tendințe pe care le poți utiliza pentru a lua decizii mai bune. Automatizarea proceselor este și ea o formă de exploatare.
Atenție! Trebuie să echilibrezi explorarea cu exploatarea, asigurându-te că inovațiile digitale sunt integrate eficient în operațiunile existente, altfel doar cheltui bani.
Dezavantaje:
- Rezistența la schimbare din partea angajaților nu este luată în calcul.
- Supra-exploatarea sau supra-explorarea are loc dacă te concentrezi fie prea mult pe explorare, nerealizând să obții rezultate palpabile, fie doar pe exploatare, nerealizând să te adaptezi la schimbările pieței.
8. Abordarea politica (Frost & Egri 1991)
Schimbarea nu este doar un proces rațional și tehnic, ci și unul profund politic, în care diferitele grupuri de interese se luptă pentru a-și atinge obiectivele și a-și proteja interesele.
- Transformarea digitală poate crea conflicte de interese între diferite departamente sau grupuri de angajați. De exemplu, introducerea unui nou sistem ERP poate afecta fluxurile de lucru și responsabilitățile diferitelor echipe. În acest context, este important să identifici și să gestionezi aceste conflicte, prin negocieri și compromisuri.
- Creează coaliții și alianțe cu grupurile de interese cheie. Acest lucru presupune să identifici persoane influente și să construiești relații de încredere și colaborare.
- Transformarea digitală poate redistribui puterea și influența în cadrul organizației. De exemplu, departamentele IT pot câștiga mai multă putere, pe măsură ce tehnologia devine mai importantă.
Dezavantaje:
- Există riscul ca liderii să utilizeze abordarea politică pentru a-și manipula subordonații sau pentru a-și promova interesele personale.
- Negocierile și compromisurile pot încetini procesul de transformare digitală.
9. Abordarea Cognitiva (Walsh 1995)
Se concentrează pe modul în care organizațiile procesează informațiile, interpretează mediul înconjurător și iau decizii. Iată cum faci:
- Interpretarea noilor tehnologii. Creează hărți cognitive ale liderilor și ale angajaților care influențează modul în care sunt evaluate oportunitățile și riscurile digitale.
- Învățarea și adaptarea îți vor permite să actualizezi hărțile cognitive, astfel încât să te adaptezi la schimbările rapide din mediul digital.
Cum creezi o hartă cognitivă:
- Înainte de a începe, ar fi bine să știi că această hartă te ajută la navigarea și înțelegerea mediului înconjurător, luarea deciziilor cu privire la mișcare și stocarea cunoștințelor spațiale./
- De ce vreau să creez această hartă cognitivă? Ce informații vreau să organizez sau să înțeleg mai bine?
- Adună toate informațiile relevante despre subiect: fapte și date, locații și repere, concepte și idei, experiențe personale și orice material vizual care te poate ajuta.
- Identifică elementele cheie sau nodurile principale ale hărții tale cognitive. Acestea vor fi punctele focale ale reprezentării tale mentale. /
- Conectează elementele cheie cu linii sau alte simboluri pentru a indica relațiile dintre ele. Reflectă pe hârtie modul în care aceste elemente se leagă sau interacționează în mintea ta. Poți folosi etichete sau descrieri scurte pentru a clarifica natura relațiilor.
- Completează harta cognitivă cu detalii suplimentare, cum ar fi repere vizuale sau simboluri, distanțe sau proporții, intensitatea sau importanța diferitelor relații. Fii conștient de posibilele distorsiuni sau prejudecăți personale care pot influența reprezentarea ta.
- Revizuiește periodic harta cognitivă și actualizează-o pe măsură ce obții noi informații sau îți schimbi percepția.

Dezavantaje:
- Procesele cognitive sunt greu de observat și de măsurat, ceea ce poate face dificilă aplicarea practică a teoriei.
- Există riscul să se acorde un accent prea mare pe procesele cognitive individuale, neglijând factorii organizaționali și sociali care influențează transformarea digitală.
10.Adkar ( Jeff Hiatt 1996)
Acesta este modelul care mie îmi place cel mai mult și l-am aplicat adesea pentru că este orientat către om și pune accent pe etapele pe care o persoană trebuie să le parcurgă pentru a adopta cu succes o schimbare. Acronimul ADKAR reprezintă:
- Awareness (Conștientizare): Ajută-ți colegii să conștientizeze necesitatea schimbării.
- Desire (Dorință): Crește în ei, prin povești și exemple, dorința de a participa și de a susține schimbarea digitalizării.
- Knowledge (Cunoștințe): Ajută-ți colegii să dobândească cunoștințele necesare pentru a adopta noua tehnologie digitală.
- Ability (Abilitate): Cum bine știi, nu este suficient să fii învățat, oamenii au nevoie de practică și ghidare pentru a aplica conform.
- Reinforcement (Consolidare): Asigură-te că nu revin la vechile obiceiuri, urmărește constant prin indicatori de performanță și învățare continuă.

Dezavantaje:
- Deși concentrarea asupra individului este un punct forte al modelului, este posibil să neglijeze dinamici organizaționale mai ample, cum ar fi cultura companiei, sau dinamica grupurilor mari.
- Aplicarea modelului ADKAR necesită timp și efort, deoarece trebuie să te concentrezi pe nevoile individuale ale angajaților și să oferi suport personalizat.
11. Evolutionist (Aldrich & Martinez 2001)
Aplică principiile evoluției biologice (variație, selecție, retenție) la studiul organizațiilor. Aceasta sugerează că organizațiile se schimbă și se adaptează în timp, ca răspuns la presiunile mediului, prin procese similare selecției naturale. Organizațiile care se adaptează cel mai bine supraviețuiesc, în timp ce cele care nu reușesc să se adapteze dispar. Cum aplici tu:
- Variație: Experimentează cu diverse strategii și tehnologii, cum ar fi testarea de noi platforme software, adoptarea de modele de afaceri digitale sau explorarea de noi canale de comunicare online.
- Selecție: Adoptă strategii digitale eficiente și care răspund cel mai bine nevoilor pieței.
- Retenție: Stabilește proceduri standard pentru utilizarea tehnologiilor digitale sau crearea de noi competențe digitale în cadrul organizației.
Dezavantaje:
- Sugerează că organizațiile nu au control asupra propriului destin. În realitate, organizațiile pot influența activ procesul de transformare digitală prin strategii proactive și inovare.
- Procesul evolutiv are nevoie de timp, ceea ce nu se pliază pe viteza cu care se schimbă mediul digital.
12. Reobisnuirea continua
Nu aparține unui specialist cum am exemplificat mai sus, ci reprezintă o însumare din propria practică cumulativ cu câteva idei mai recente de Employee Experience, care recunoaște rolul omului în transformarea digitală:>
- Creează experiențe pozitive pentru angajați în timpul schimbării.
- Oferă suport personalizat și formare continuă.
- Încurajează colaborarea și comunicarea deschisă.
Am folosit termenul de reobișnuire pentru că schimbarea în sine presupune doar adoptarea unui nou obicei. E ca și cum obișnuiai să bei zilnic 3 cafele dimineața și, cum ți-ai dat seama că nu-ți face bine, reduci la o cafea, apoi la un ceai negru, ca într-un final să ajungi la un delicios ceai roșu, la fel de energizant și poate mai puțin dăunător.
Cum observi, această reobișnuire nu se întâmplă peste noapte, ci treptat, cu efort și studiu. Apoi imaginează-ți că nu ești singurul care trece de la multe cafele la ceai, ci convingi sute sau poate chiar zeci de mii de oameni să facă același lucru.
Pare un obiectiv imposibil, așa cum poate părea imposibil să faci o piruetă de balerină dacă nu ai dansat niciodată balet. Însă frumusețea oricărui dans, ca și a oricărei călătorii, nu constă în destinație sau pirueta finală, ci întregul drum e un spectacol pe care îl pregătești și îl execuți pas cu pas cu atâta armonie încât este imposibil ca la final să nu fii aplaudat.
***
Știu că, după 12 variante care mai de care – Cum gestionezi schimbarea pentru implementarea digitalizării? – te întrebi „eu ce aplic”. Așa că te invit la dans să parcurgem împreună această călătorie frumoasă spre digitalizare.