Îți plac explicațiile simple, exprimate în pași 1, 2, 3…? Preferi să citești manualul de utilizare înainte de a folosi un produs? Atunci ai un mare atu în fața nenumăratelor transformări tehnologice actuale. Rămâi până la final și descoperă Cum Folosesc Liderii Procesele pentru digitalizare Inteligenta.
Dacă, totuși, nu intră în aria ta de confort, hai să începem cu ceva simplu:
Gândește-te la pașii pe care îi parcurgi atunci când îți cumperi ceva de îmbrăcat și răspunde la următoarele întrebări:
- Care este primul lucru pe care îl faci? Verifici care sunt tendințele, te uiți la prețuri, îți întrebi prietenii, stabilești un buget, mergi direct în magazin?
- Ce faci concret când răsfoiești prin magazinele online sau fizice după produsul mult dorit? Creezi filtre online, alegi un sector din magazin sau iei toate produsele la rând?
- Apoi selectezi produsul, mărimea, îl verifici și îl probezi (dacă ești în magazin) sau compari produsele între ele?
- Îl pui în coș sau ceri opinia cuiva înainte?
- Plătești tu sau plătește altcineva?
- Când ai produsul acasă, îl probezi (din nou) pentru a te asigura că nu îl returnezi în termenul permis sau îl arunci direct în dulap/mașina de spălat?
Iata ca impreuna am parcurs unul dintre cele mai uzuale procese pe care il practici inconstient
Ce este un proces?
Un proces este o înșiruire de activități realizate într-o ordine logică, în timp, care are scopul de a transforma intrările (informațiile, materia primă) în ceva cu valoare mai mare.
În cazul nostru, intrarea este dorința de a avea ceva nou de îmbrăcat, iar scopul/rezultatul este haina nouă cumpărată.
Dacă extindem acest concept la nivel de business, vorbim despre Managementul Proceselor de Business (BPM).
Ca noțiune, BPM a apărut în jurul anilor 1990, deși, ca practică, își are originile în prima revoluție industrială și în diviziunea muncii.
BPM îți oferă o abordare structurată pentru gestionarea schimbărilor asociate digitalizării, despre care tot discutăm. Scopul său este să te ajute să rămâi competitiv.
Iată câteva exemple de procese întâlnite în mediul profesional:
- Procesul de solicitare și aprobare a concediilor
- Procesul de retur al unui produs
- Procesul de gestionare a reclamațiilor
- Procesul de asistență IT în caz de probleme
Cum ajuta BPM?
BPM nu este doar o funcție de sprijin, ci o componentă esențială a digitalizării. Pe scurt, este ceea ce face legătura dintre activități și tehnologie:
- Te impulsionează să utilizezi tehnologia pentru a eficientiza procesele
- Te ajută să identifici și să elimini ineficiențele, problemele și erorile existente
- Îți permite să interacționezi rapid cu clienții, mai ales în condițiile schimbătoare ale pieței
- Te ajută să te adaptezi rapid și eficient la noi cerințe
- Îți oferă claritate asupra activităților necesare și responsabililor implicați
Cum Folosesc Liderii Procesele pentru digitalizare Inteligenta
Chiar si pentru digitalizare exista diferite tipuri de abordari pe baza de proces.
Principiile THRIVE – Rob Llewellyn / Thomas M. Siebel
Acronimul THRIVE este format din șase principii sau dimensiuni esențiale:
- T – Transformation (Transformare) presupune crearea unui nou viitor superior trecutului, depășind constrângerile vechi. Implică inovație, digitalizare și transformare a afacerii în ansamblul său.
- H – Holistic (Holistic). Nu este suficient să digitalizezi doar un departament sau o funcție. THRIVE te încurajează să te uiti la întreaga organizație asigurându-te astfel că toate aspectele – oameni, procese, tehnologie, cultură, strategie – sunt aliniate și lucrează împreună pentru atingerea obiectivelor digitale.
- R – Response (Răspuns): Poti răspunde rapid și eficient la schimbările din piață, la cerințele clienților și la noile oportunități oferite de tehnologie?
- I – Innovation (Inovație). Nu este sufficient sa adopti tehnologii noi, ci ai nevoie de cultivarea unei culturi care încurajează experimentarea, creativitatea și dezvoltarea de noi produse, servicii sau modele de afaceri.
- V – Value (Valoare). Asigura-te ca digitalizarea iti aduce valoare fie prin optimizarea operațională (valoare internă), fie prin îmbunătățirea experienței clienților și crearea de noi oferte (valoare externă).
- E – Enterprise (Organizatie). Inițiativă ar fi bine sa existe la nivelul organizatiei nu doar un proiect IT sau al tau personal. Obtine angajamentul și colaborarea tuturor departamentelor pentru a asigura o implementare coerentă de succes.
Modelul Digital Transformation Flywheel – Jeff Bezos (Amazon)
Daca împingi (realizezi o actiune intr-o anumita directie) asemenea unei roti oricare din cele 6 aspecte de mai jos va genera un impuls care va facilita mișcarea celorlalte componente (dezvoltarea de produse digitale). Pe măsură ce fiecare componentă se îmbunătățește, ea oferă energie pentru următoarea, creând o buclă de feedback pozitiv. Odată ce roata de inerție începe să se învârtă, este nevoie de mai puțin efort pentru a o menține în mișcare și chiar pentru a o accelera.
- Obiective Strategice și Rezultate Cheie (Strategic OKRs) Defineste clar scopul și ce rezultate vrei sa obtii (obiective și rezultate cheie).
- Scalarea Produselor și Serviciilor Digitale (Scaling Digital Products/Services): Odată ce ai obiectivele clare, mută-te pe dezvoltarea și extinderea resurselor digitale (ex: noi aplicații, platforme online, servicii bazate pe AI etc) .
- Rafinarea Proceselor de Afaceri (Refining Business Processes) Optimizeaza, automatizeaza și digitalizeaza fluxurilede lucru pentru a crește eficiența, a reduce costurile și a îmbunătăți experiența clienților și a angajaților.
- Împuternicirea Oamenilor (Empowering People). Oricata digitalizare ai, tot ai nevoie si de oameni.Asigura dezvoltarea abilităților digitale, încurajeaza colaborarea și delegarea autorității către echipele din prima linie.
- Remodelarea Organizației (Reshaping Organization). Structura actuala a organizatiei te poate impiedica la transformare prin urmare adapteaza (ex: trecerea la echipe interfuncționale), rolurilor, modele operaționale pentru a susține noile procese și tehnologii.
- Cultivarea unei Culturi a Inovării (Fostering Innovation Culture): Ultima, dar nu cea din urmă, este cultura. Ti-am promis un capitol intreg, pentru ca vorbim despre mentalitate și comportament.
De exemplu Amazon a inceput prin simplificarea procesului de cumpărare, crearea de sisteme de date integrate și optimizarea continuă a lanțului său global de aprovizionare prin intermediul tehnologiilor avansate și al automatizării. Leadershipul Amazon s-a concentrat pe construirea unui ecosistem digital centrat pe client și extrem de eficient.
TOGAF (The Open Group Architecture Framework) – The Open Group
Scopul său principal este de a ajuta organizațiile să proiecteze, să planifice, să implementeze și să guverneze arhitectura IT, asigurându-te că aceasta este aliniată cu obiectivele și strategia generală. TOGAF este structurat în patru componente principale, care te ghidează în dezvoltarea și menținerea arhitecturii:
- Dezvoltarea Arhitecturii (Architecture Development Method – ADM) este un proces detaliat, iterativ și ciclic, pas cu pas, pentru dezvoltarea și managementul ciclului de viață al arhitecturii.
- Faza Preliminară: stabilești principiile, cadrul și regulile.Faza A: Viziunea Arhitecturii (Architecture Vision): Definești scopul, obiectivele și viziunea generală a arhitecturii.
- Faza B: Arhitectura de Afaceri (Business Architecture): Descrii procesele, structurile, capabilitățile și obiectivele organizației, atât în starea curentă, cât și în starea țintă.
- Faza C: Arhitecturile Sistemelor Informaționale (Information Systems Architectures) include Arhitectura Datelor (Data Architecture): Definești structura și standardele de stocare, integrare și utilizare. Si Arhitectura Aplicațiilor (Application Architecture) unde definești aplicațiile, modul în care interacționează și cum vor fi implementate și gestionate.
- Faza D: Arhitectura Tehnologică (Technology Architecture) Aici definești infrastructura hardware, software, de rețea și alte componente tehnice necesare pentru a susține arhitecturile de afaceri și de sisteme informaționale.
- Faza E: Oportunități și Soluții (Opportunities & Solutions) Identifici opțiunile de implementare și strategiile de migrare, precum și proiectele care vor oferi valoare rapidă.Faza F: Planificarea Migrației (Migration Planning): Dezvoltă un plan detaliat pentru tranziția de la arhitectura curentă la cea țintă, inclusiv proiecte, costuri și riscuri.Faza G: Guvernanța Implementării (Implementation Governance) Supraveghează implementarea arhitecturii, asigurând conformitatea cu planurile și principiile definite.
- Faza H: Managementul Schimbării Arhitecturii (Architecture Change Management) Stabilești procesele necesare pentru a gestiona schimbările și evoluția arhitecturii pe termen lung.
- Continuitate (Enterprise Continuum): Ai un instrument care te ajută să clasifici și să organizeze artefacte arhitecturale (modele, standarde, soluții) de la cele mai generice (fundamentale) la cele mai specifice organizației.
- Resurse (TOGAF Resource Base) Oferă o colecție de ghiduri, șabloane, tehnici și cele mai bune practici pentru aplicarea eficientă a principiilor TOGAF.
- Cadrul de Capabilitate Arhitecturală (Architecture Capability Framework) Aici te concentrezi pe construirea implementarea și gestionarea cu succes a arhitecturii globale. Acoperă aspecte precum guvernanța arhitecturii, dezvoltarea abilităților echipei, procesele și instrumentele necesare.
Domeniile Arhitecturii în TOGAF (BDAT Domains):
- Arhitectura de Afaceri (Business Architecture): Descrie strategia, guvernanța, structura organizațională și procesele cheie. Se concentrează pe „ce” face afacerea și „cum” funcționează.
- Arhitectura Datelor (Data Architecture): Definește structura activelor de date logice și fizice ale organizației, resursele de management al datelor și infrastructura de stocare. Se concentrează pe „ce date” sunt necesare și „cum” sunt gestionate.
- Arhitectura Aplicațiilor (Application Architecture): Oferă o schemă a sistemelor de aplicații individuale care vor fi implementate, interacțiunile lor și relațiile cu procesele de afaceri. Se concentrează pe „ce aplicații” sunt necesare și „cum” interacționează.
- Arhitectura Tehnologică (Technology Architecture): Descrie infrastructura hardware, software și de comunicații necesară pentru a găzdui aplicațiile și datele. Se concentrează pe „cum” sunt implementate tehnologic.
DevOps
Este o cultură și un set de practici care vizează scurtarea ciclului de viață al dezvoltării de sisteme și asigurarea livrării continue a unor servicii software de înaltă calitate. Reduce decalajul dintre dezvoltare (Dev) și operațiuni (Ops), esențial pentru agilitatea digitală. Filosofia centrală a DevOps este de a sparge silozurile dintre echipele promovând colaborarea, comunicarea și responsabilitatea partajată pe întregul ciclu de viață al aplicației.
Cum Funcționează un Ciclu DevOps (Pipeline CI/CD):
Este pipeline-ul ( o retea de conducte) CI/CD (Continuous Integration/Continuous Delivery sau Continuous Deployment) care automatizează pașii necesari pentru a transforma codul sursă într-o aplicație funcțională, livrată utilizatorilor.
- Planificare (Plan): Identifici nevoile, obiectivele și priorităților
- Codificare (Code): Dezvoltatorii scriu codul și îl stochează într-un sistem de control al versiunilor
- Integrare Continuă (Continuous Integration – CI):
- Construire (Build): Codul nou adăugat de dezvoltatori este compilat și combinat cu codul existent într-un depozit central.
- Testare (Test): Se rulează seturi automate de teste pentru a detecta erorile rapid. Orice eșec oprește pipeline-ul și alertează echipa.
- Ambalare (Packaging): Aplicația este ambalată (ex: container Docker, fișier JAR/WAR) pentru a fi gata de implementare.
- Livrare Continuă / Deployment Continuu (Continuous Delivery / Continuous Deployment – CD):
- Livrare Continuă (Continuous Delivery): După CI, codul este pregătit pentru lansare și poate fi implementat în producție în orice moment, cu o apăsare de buton atunci cand decizia de implementare este luata.
- Dezvoltare Continua (Continuous Deployment): Este o extensie a Livrării Continue, unde fiecare modificare care trece cu succes toate testele este implementată automat în producție, fără intervenție umană.
- Operare (Operate): Aplicația este rulată în mediul de producție. Această fază implică menținerea stabilității, disponibilității și performanței sistemului.
- Monitorizare și Feedback (Monitor & Feedback). Performanța aplicației și a infrastructurii este monitorizată constant (metrici de performanță, log-uri, erori). Feedback-ul (de la monitorizare, clienți, operațiuni) este colectat și reintrodus în faza de planificare, completând ciclul și asigurând îmbunătățirea continuă.
Process Mining
Scopul său principal este de a descoperi, monitoriza și îmbunătăți procesele de afaceri reale, așa cum sunt ele executate în practică, nu doar așa cum sunt documentate sau percepute. Pentru asta utilizează jurnalele de evenimente din sistemele IT (ex: ERP, CRM, WMS, sisteme de workflow etc.) pentru a descoperi, monitoriza și îmbunătăți procesele reale. Practic, transformă „amprentele digitale” lăsate în sistemele IT în hărți vizuale și analize detaliate ale proceselor. Daca cumva ai auzit de Diagrama spaghetti am putea spune ca e varianta ei digitala.
Etapele Principale ale Metodologiei Process Mining:
- Colectarea și Pregătirea Datelor (Data Extraction & Preparation): Se extrag jurnalele de evenimente (event logs) din diverse sisteme IT (ERP, CRM, sisteme de workflow, baze de date, sisteme de ticketing etc.). Pentru fiecare eveniment (activitate), jurnalul trebuie să conțină cel puțin trei câmpuri obligatorii:
- Caz (Case ID): Un identificator unic care leagă toate evenimentele aparținând unei anumite instanțe a procesului (ex: ID comandă, ID client, ID cerere).
- Activitate (Activity Name): O descriere a acțiunii sau a pasului executat.
- Timestamp (Marca de Timp): Momentul exact (data și ora) la care a avut loc activitatea.
- Apoi Datele sunt pregătite, validate și curățate pentru a asigura calitatea și consistența
- Descoperirea Procesului (Process Discovery) Folosind algoritmi de Process Mining, datele pregătite sunt analizate automat pentru a construi un model vizual al procesului real. Acest model poate fi o hartă de proces (adesea sub formă de graf de exemplu BPMN. Această etapă nu iti dezvăluie calea „ideală” a procesului, ci și toate variațiile, căile alternative și excepțiile care apar în practică.
- Verificarea Conformității (Conformance Checking) Procesul descoperit din datele reale este comparat cu un model de proces ideal sau cu standardele și regulamentele predefinite. Astfel identifici abaterile, inconsecvențele, blocajele sau pașii săriți care pot indica încălcări ale conformității, ineficiențe sau oportunități de îmbunătățire.
- Îmbunătățirea/Extinderea Procesului (Process Enhancement/Extension): Presupunre optimizarea timpilor de lucru intr-un ciclu, realocarea resurselor, reducerea costurilor sau automatizarea unor sarcini.
- Monitorizarea Continuă (Continuous Monitoring): Procesele pot fi monitorizate continuu în timp real pentru a urmări indicatorii cheie de performanță (KPIs) și pentru a detecta rapid noi blocaje, deviații sau tendințe negative.
Metodologia Prosci
Este o abordare structurată, bazată pe cercetare, utilizată pentru a gestiona „latura umană” a schimbării organizaționale. Metodologia Prosci se bazează pe trei componente principale, care lucrează împreună pentru a asigura succesul inițiativelor de schimbare:
Modelul Prosci Change Triangle (PCT) are patru piloni critici
- Succes (Success)- Definesti clar ce înseamnă succesul
- Leadership/Sponsorizare (Leadership/Sponsorship): Sprijini activ și vizibil tu si intreaga echipa de management
- Management de Proiect (Project Management): Acoperă aspectele tehnice ale schimbării, cum ar fi planificarea, execuția și închiderea proiectului. Este „latura tehnică” a schimbării.
- Managementul Schimbării (Change Management): Abordează „latura umană” a schimbării, concentrându-se pe pregătirea, echiparea și sprijinirea indivizilor pentru a adopta noile moduri de lucru.
Procesul Prosci în 3 Faze Acesta este un proces structurat, adaptabil și repetabil, care oferă o foaie de parcurs pentru gestionarea schimbării la nivel organizațional. Conectează schimbarea individuală (prin ADKAR) cu rezultatele organizaționale.
- Faza 1: Pregătirea Abordării (Prepare Approach) Creeaza strategia de management al schimbării personalizată Întrebă-te: Ce încercăm să realizăm? Cine va trebui să facă lucrurile diferit și cum? Ce va fi necesar pentru a atinge succesul?
- Faza 2: Gestionarea Schimbării (Manage Change) Creaza și aplica planul de comunicare, de coaching, de training și planurilor de management al rezistenței. Întrebă-te: Ce vom face pentru a pregăti, echipa și sprijini oamenii? Cum ne descurcăm? Ce ajustări trebuie să facem?
- Faza 3: Susținerea Rezultatelor (Sustain Outcomes) Cere feedback-, măsoara rezultatele, implementeaza acțiunilor corective, sarbatireste succesul. Întrebă-te: Unde suntem acum? Ce este necesar pentru a ne asigura că schimbarea persistă? Cine va prelua responsabilitatea și va susține rezultatele?
***
Iti recomand sa pornesti de la acel proces descris mai sus care este cel mai aproape de situatia ta. Adapteaza-l si bucurate de succes. Daca lucrurile merg greu te astept sa discutam alternativele la Cum Folosesc Liderii Procesele pentru digitalizare Inteligenta.
