Poți să îți dorești să realizezi cele mai minunate lucruri, poți să ai cele mai inovatoare idei, poți să ai soluțiile de digitalizare perfecte, perfecte, însă niciuna dintre ele nu poate fi implementată într-o organizație dacă oamenii nu sunt pregătiți și ajutați să le adopte. Amintește-ți de momentul în care a fost inventată fotografia, câți oameni fugeau de ea, crezând că le „fură sufletul”. Te invit să descoperi mai jos un checklist pentru liderul digital: cum te asiguri că ești pregătit pentru schimbare.

Știai că o organizație are nevoie de 10 ani pentru a adopta complet o schimbare majoră? Multe companii nu rezistă pe piață 10 ani, ce să mai vorbim de schimbări majore în organizație. M-aș bucura să-mi spui că faci parte dintr-o echipă cu longevitate. Și, indiferent când intervii în cadrul schimbării (de la început, pe parcurs sau la final), ține minte că pe întreaga durată este nevoie să te implici constant, tu, în calitate de lider (aspirant, informal sau formal).

Ce este ORC (Organizational Readiness for Change)

Să începem ușor, înțelegând ce este schimbarea organizațională. Pregătirea organizațională pentru schimbare (ORC) este un concept complex care se referă la angajamentul și eficacitatea membrilor organizației de a implementa schimbări.

Dar ce este schimbarea? Este un proces complex și intenționat prin care o organizație își modifică structura, procesele, tehnologiile, cultura sau comportamentele pentru a se adapta la noile cerințe ale mediului, pentru a-și îmbunătăți performanța sau pentru a atinge obiective strategice.

Ce înseamnă să fii pregătit pentru schimbare? Oamenii trebuie să fie atât dispuși, cât și capabili să adopte noile moduri de lucru. Starea este influențată de motivația pentru schimbare, resursele disponibile, atributele personalului și climatul organizațional.

Existența unui nivel ridicat de ORC într-o organizație îi oferă mai multe șanse de succes în implementarea schimbărilor, în timp ce o organizație cu un nivel scăzut se va confrunta cu rezistență și dificultăți. Pentru tine, în calitate de actual sau viitor lider digital, evaluarea nivelului de pregătire a organizației de a adopta schimbarea este primul pas.

Checklist pentru liderul digital, cum te asiguri că ești pregătit pentru schimbare

Unde se află echipa ta?

Dacă ar fi să răspunzi acum la întrebarea: „Unde se află echipa ta acum? Este gata să înceapă demersul pentru schimbarea digitală?”, ai ști să răspunzi fără să faci nicio investigație? Dacă nu ești pus în fața acestei întrebări pentru prima dată, probabil ai putea răspunde. În caz contrar, îți recomand să nu răspunzi la întrebare prin presupuneri, ci verificând care este situația reală. S-ar putea să fii surprins.

Ai două variante de analiză, una calitativă și una cantitativă. În sfera evaluărilor cantitative, se află chestionarele, iar la calitativ, cel mai frecvent utilizat este interviul. Chestionarele au avantajul că, într-un termen scurt, le poți aplica unui număr mare de persoane, fiind potrivite dacă ai mulți colegi, însă riști să existe subiecte neacoperite complet. Interviurile, pe de altă parte, îți oferă informații detaliate despre experiențele și sentimentele membrilor echipei, poți identifica problemele și cauzele rezistenței la schimbare. Observațiile directe ale dinamicii echipei și ale proceselor de lucru pot oferi, de asemenea, perspective valoroase.

Dacă te întrebi care este cea mai bună variantă? Niciuna individual. Folosește-le împreună, doar că interviul limitează-l la maximum 1% din numărul de membri ai organizației, totuși nu mai puțin de 3 persoane din arii diferite de activitate.

Repeta evaluarea

În urma acestei analize, este posibil să descoperi diferențe între așteptările managerilor și cele ale subalternilor. Dacă așa este, ar fi bine să te oprești cu atenție asupra creării unui plan de comunicare cu privire la viziune, obiectivele schimbării și beneficiile așteptate. Apoi, pentru a avea o imagine mai clară, poți realiza și interviuri de grup. Ele oferă o perspectivă obiectivă asupra sentimentelor și opiniilor angajaților. De asemenea, poți organiza sesiuni de feedback, ateliere de lucru interactive pot facilita discuțiile directe și deschise între manageri și subalterni. Vei obține o aliniere mai bună a așteptărilor celor două categorii.

Repetă această evaluare a sentimentelor angajaților față de transformarea digitală organizațională; astfel, poți ajusta strategiile de comunicare și implementare, poți oferi suport suplimentar acolo unde este nevoie și poți răspunde la îngrijorări înainte ca acestea să se transforme în probleme. În plus, opiniile colegilor tăi sunt luate în considerare, crescând astfel angajamentul și încrederea în procesul de schimbare.

Verifica motivația pentru digitalizare

Îți recomand să folosești o scară de la 1 la 5 pentru fiecare întrebare. În care:

• 1 – înseamnă inexistent, deloc, nivel minim, foarte mic/puțin
• 5 – înseamnă mai mult decât ce ai nevoie, nivel maxim, foarte mult/mare

Nu aloca singur note. Cum îți spuneam mai sus, completează prin discuții cu cel puțin 3 persoane sau printr-un chestionar la care să răspundă minim 30% din membrii organizației, ideal peste 50%.

• Cât de intensă este resimțită presiunea schimbării?
• Liderii non-formali sunt deschiși la schimbare? Este aceasta percepută mai degrabă ca o obligație sau ca o oportunitate?
• În ce măsură este susținută schimbarea de cei care o cunosc deja?
• În ce măsură sunt oamenii mulțumiți de tehnologia existentă sau de absența ei?
• Văd oamenii posibile avantaje viitoare în activitatea lor curentă?
• Există îngrijorări cu privire la siguranța locului de muncă?
• Există îngrijorări din cauza situației externe, care impune schimbarea prin digitalizare?
• Cred oamenii că se pot adapta la schimbare?

Verifica resursele

Folosește aceleași indicații de mai sus.

• Există resurse financiare suficiente?A fost realizată o analiză ROI (return of investment) și este favorabilă schimbării?
• Dispozitivele hardware necesită adaptare la noua tehnologie?
• Sunt disponibile suficiente dispozitive?
• Există incompatibilități cu software-ul existent? /
• În ce măsură infrastructura actuală (Wi-Fi, internet connection) poate suporta schimbările?
• Există capacitate de stocare a informațiilor suficientă?
• Există măsuri de protecție a datelor personale suficiente?
• Sunt implementate măsuri de backup și recuperare?
• Sunt așteptate reduceri de costuri ca urmare a implementării?
• Există o echipă IT care poate ajuta oamenii în caz de probleme tehnice?
• Există în clădire spațiu fizic care să susțină schimbarea?
• Există suficient timp disponibil pentru acest proiect?
• Există procese și proceduri care susțin schimbarea? În ce măsură se pot adapta?
• Există manuale pentru noua tehnologie digitală?

Verifica competentele

Folosește aceleași indicații de mai sus.

• Există nevoi urgente de formare în domeniul digital?
• Care este nivelul de autonomie al angajaților în utilizarea tehnologiilor existente?
• Sunt angajații deschiși să învețe?
• Există resurse interne pentru a pregăti angajații?
• Există un sistem de e-learning?
• Pot angajații să învețe unii de la alții prin colaborare?
• Sunt angajații conștienți de riscurile unei interpretări greșite a informațiilor obținute prin învățarea online (mai ales din surse externe companiei)?
• Care sunt nevoile de formare asociate noii implementări?
• Cât de ușor sunt deprinse noile abilități digitale?
• Pot angajații să rezolve singuri mici probleme tehnice?
• Există suficient timp dedicat învățării?
• Există bonusuri pentru învățare și adoptare rapidă?

Verifica Climatul Organizațional

Folosește aceleași indicații de mai sus.

• Este cunoscută misiunea companiei?
• Cât de ușor se adaptează organizația în general?
• Care este nivelul de încredere în capacitatea organizației de a lua decizii potrivite?
• În ce măsură sunt obiectivele digitalizării comunicate către organizație?
• Există, în general, deschidere față de digitalizare?
• Există o cultură a învățării continue și a îmbunătățirii continue?
• Încurajează organizația învățarea din greșeli?
• Există o comunicare deschisă în organizație?
• Sunt angajații încurajați să ia decizii în anumite limite?
• Există o cultură a feedback-ului?
• Există audituri sau alte metode de monitorizare pentru a preveni apariția riscurilor?
• Sunt angajații invitați să-și exprime opinia cu privire la decizia de digitalizare?

***

Faptul că ești gata de implementarea unei noi tehnologii digitale nu îți oferă garanția succesului în implementare. Acest checklist pentru liderul digital: cum te asiguri că ești pregătit pentru schimbare, este doar unul dintre primii pași necesari.

Rămâi alături de Lunif, pentru a vedea următoarele căi care te duc spre succes.